Agenția Națională pentru Achiziții Publice implementează o parte dintre măsurile incluse în Strategia Națională în domeniul Achizițiilor Publice, cu sprijinul Băncii Europene de Investiții (BEI). Una dintre măsuri vizează și încurajarea agregării cererii de produse, servicii și/sau lucrări între autoritățile contractante prin înființarea de unități de achiziții centralizate la nivel local.
Această inițiativă se realizează prin intermediul Proiectului SIPOCA 625 și are printre obiectivele sale specifice înființarea și operaționalizarea a 3 UCA la nivel local, respectiv realizarea foilor de parcurs pentru alte 8 UCA la nivel local, în scopul implementării ulterioare.
Toate detaliile și informațiile despre acest proiect pot fi consultate pe site-ul Agenției Naționale pentru Achiziții Publice, secțiunea Proiecte UE / Proiect SIPOCA 625.
Modelul austriac:
Înființarea Agenției Federale de Achiziții Centralizate (BBG)
Până în 2001, achizițiile publice din Austria se făceau descentralizat, fiecare autoritate contractantă fiind implicată direct în procedurile de achiziție. Printr-o reformă administrativa cuprinzătoare în 2001, Guvernul Austriei a decis să îmbunătățească eficiența achizițiilor publice și să reducă cheltuielile publice. Reducerea costurilor administrative, optimizarea condițiilor de achiziție și cel mai bun raport calitate-preț au fost scopurile principale ale restructurării.
Soluția aleasă pentru a atinge aceste obiective a fost înființarea unei entități pentru achiziții centralizate, care sa garanteze condiții de achiziție mai avantajoase, prin agregarea cererii și organizarea de proceduri comune pentru acorduri-cadru puse apoi la dispoziție întregului aparat administrativ. Crearea unei noi organizații formată din specialiști în achiziții a permis autoritatilor contractante să se concentreze asupra funcțiilor lor de bază.
Procesul de tranziție dintr-un sistem complet descentralizat spre un sistem centralizat a fost organizat în trei pași principali și a durat aproximativ trei ani, din 1999, când a luat naștere această idee, până în 2001, anul înființării Agenției Federale pentru Achiziții (BBG).
Primul pas spre un sistem centralizat a fost efectuarea unui studiu la nivelul diferitelor ministere și al entităților subordonate pentru a analiza potențialul de a realiza economii. După obținerea rezultatelor studiului, echipa de proiect a trecut la cel de-al doilea pas, design-ul unui organism pentru achiziții centralizate, care ar putea oferi o soluție optimă pentru scopurile setate. În plus, a fost creat un cadru legal și s-au stabilit sarcinile principale și rolul noii entități.
Guvernul Federal al Austriei a înființat BBG prin “Legea de înființare și funcționare a Agenției Federale de Achiziții”, pentru a oferi servicii de achiziții autorităților contractante, în special pentru a încheia acorduri-cadru și a le pune la dispoziția acestora. Sarcinile principale ale BBG sunt acelea de a centraliza necesarul autoritătilor contractante pentru a obține prețuri și termene mai bune de la furnizori și pentru a standardiza achizițiile publice, cu scopul de a reduce costurile administrative și riscurile legale.
Funcționarea și operarea BBG
În Austria, autoritățile contractante la nivel central sunt obligate să achiziționeze prin BBG în anumite arii de achiziție prevăzute de lege (bunuri și servicii uzuale). Acolo unde însă BBG nu pune la dispoziție acorduri-cadru, autoritățile contractante centrale pot continua să achiziționeze pe cont propriu. Alte autorități contractante precum universități, autorități locale, companii de stat, instituții din domeniul sanitar, etc. au dreptul de a utiliza serviciile BBG și plătesc o taxă pentru a putea beneficia de acordurile-cadru încheiate în numele lor. În momentul actual, BBG numără peste 2400 de clienți (autorități contractante) din care doar 42% autorități contractante la nivel central (federal) și 58% autorități contractante non-federale.
Deși acestea din urmă plătesc către BBG o taxă la fiecare comandă pe care o efectuează din acordul-cadru încheiat în numele lor, avantajele pe care le au atunci când externalizează procedurile de achiziții sunt semnificative:
- Cel mai bun raport calitate-performanță la produsele și serviciile achiziționate
- Participarea într-o piață de achiziții de volum mare
- Reducerea costurilor de achiziție și a costurilor administrative
- Disponibilitatea contractelor în termeni de timp, cantitate și calitate
- Participarea la proceduri periodice și standardizate
- Nu există proceduri de achiziții proprii
- Nu există riscuri în ceea ce privește atribuirile (contestațiile sunt gestionate de BBG)
- Garanția respectării regulilor și normelor, transparență
Imaginile de mai jos explică raportul între BBG, autoritățile contractante și furnizori în procesul de achiziții centralizate:
În anul 2019, BBG a achiziționat în numele autorităților contractante produse și servicii cumulând un volum de 1,62 miliarde Euro, 54% din acest volum reprezentând: produse IT și telecomunicații, energie, servicii de mentenanță și curățenie. Alte arii de achiziții în care BBG operează sunt: sănătate, mobilitate (mașini, combustibil), birotică, mobilier, etc. Totalul economiilor realizate pe 2019 au fost în valoare de 366 milioane Euro.
Având în vedere faptul că unul dintre cele mai vizibile riscuri în achizițiile centralizate îl reprezintă accesul redus al IMM-urilor la acordurile cadru, BBG a dezvoltat și implementat o strategie pentru facilitarea accesului și participării acestora la proceduri, astfel încât în momentul actual, peste 72% din cei peste 900 de furnizori sunt IMM-uri. Strategia vizează atât divizarea în loturi regionale (NUTS 3), cât și un program de training prin care operatorii economici primesc informații utile despre modul în care pot formula oferte respectând legea achizițiilor publice și standardele de calitate ale BBG. Aceste traininguri nu asigură doar o calitate mai bună a ofertelor, ci sporește încrederea ofertanților în procesul transparent pe care îl promovează BBG. Această încredere se traduce în mai multe oferte pe procedură, adică o concurență mai ridicată și prețuri competitive.
În afara economiilor realizate prin agregarea și standardizarea necesităților, BBG realizează economii semnificative prin automatizarea proceselor de achiziții sau susținerea acestora prin mijloace electronice.
BBG oferă o varietate de soluții pentru achiziții electronice (pre-semnare de acord-cadru) și două platforme electronice diferite pentru faza post-semnare a contractului: “e-Shop”, un portal central de achiziții bazat pe cataloagele electronice din care autoritățile contractante pot comanda produsele sau serviciile dorite, BBG realizând managementul contractelor, și platforma “e-Reisen/e-Travel” unde autoritățile contractante pot face rezervări electronice pentru deplasările în scop de serviciu.
Una din sarcinile suplimentare ale BBG este de a instrui părțile implicate în procesul de achiziții. Atât ofertanții, cât și reprezentanții autorităților contractante sunt instruiți pentru a asigura un mediu de achiziții sănătos și transparent. În cadrul “Forumului BBG” este oferit un program săptămânal de training-uri, constând în seminarii privind legea achizițiilor publice, training pentru funcționarii implicați în procesul de achiziții și utilizarea instrumentelor de e-procurement, precum și dialogul cu experți internaționali.
Pentru a stimula profesionalizarea procesului de achiziții din Austria și din alte țări, BBG a conceput un program de training dedicat personalului din unitățile de achiziții centralizate din UE.
Public Procurement Excellence (PPE) este primul program european de formare cuprinzător pentru profesioniștii din domeniul achizițiilor din unitățile centrale de achiziții, inițiat de Comisia Europeană, dezvoltat de BBG și WU Executive Academy. Mai multe detalii cu privire la programul 2021 găsiți aici: https://ppe.bbg.gv.at/
Biroul de presă
6 mai 2021
